Algemene Voorwaarden

Bekijk onze voorwaarden:

 

Privacy beleid  DHLimburg BV

Algemeen

We vinden de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk. We willen onze klanten en de gebruikers van onze diensten en websites zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. We willen je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en gebruiken om je beter van dienst te kunnen zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden. Wij vertrekken dan ook vanuit het principe dat iedereen controle moet hebben over zijn persoonsgegevens en iedereen het recht heeft om een deel hiervan niet met ons te delen. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoelang en hoe je hierover controle hebt.

Wij nodigen je uit de tijd te nemen om ons privacy beleid goed door te nemen, samen met onze algemene voorwaarden en eventuele andere voorwaarden die van toepassing kunnen zijn op onze producten en diensten.

1. Wie wordt beschermd door dit privacy beleid?

Dit privacy beleid geldt voor al onze klanten, dus voor onze consumenten en zakelijke klanten (natuurlijke personen) die gebruik maken van de Document House Limburg diensten en producten. Dit privacy beleid is ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan ons kantoor of websites, gebruik maakt van onze apps, en wanneer je een potentiële of voormalige klant bent van Document House Limburg.

De wet van 1 september 2001 (“Wet bescherming persoonsgegevens”) en de wet van 25 mei 2018 (“Algemene verordening gegevensbescherming AVG”) en de bijhorende uitvoeringsbesluiten regelen de bescherming van je persoonsgegevens [https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving]. Wij engageren ons onze plichten na te leven en je rechten te respecteren telkens wanneer wij je gegevens verwerken. Indien je dieper wil ingaan op dit onderwerp raden wij je aan de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer [https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/] te raadplegen.

2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Onder ‘verwerking van gegevens’ verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

DHLimburg BV gevestigd aan de Sleperweg 36, 6222 NK Maastricht, en ingeschreven bij de Kamer van koophandel onder nummer 64389421 (hierna “Document House Limburg”) is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Dit neemt niet weg dat je een aantal verplichtingen hebt in verband met de verwerking van persoonsgegevens van de eindgebruikers die je toelaat gebruik te maken van je Document House Limburg producten en diensten. In die hoedanigheid dien je steeds waar nodig de wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers te bekomen voor het verwerken van hun persoonsgegevens door Document House Limburg voor zover nodig in het kader van de producten en diensten van Document House Limburg die je hen toelaat te gebruiken. Onze algemene voorwaarden gaan daar uitgebreid op in.

3. Welke gegevens verwerken we?

Onder ‘persoonsgegevens’ verstaan wij gegevens die op een identificeerbaar persoon (de ‘betrokkene’) betrekking hebben en die (i) je ons zelf geeft (bijvoorbeeld wanneer je een storing meldt of wanneer de gegevens uit je identiteitskaart bij contractsluiting worden uitgelezen), (ii) die wij aan je toewijzen voor het gebruik van onze producten en diensten (iii) die wij verkrijgen door het gebruik van onze producten en diensten, met inbegrip van het gebruik door eindgebruikers en (iii) die we via derden hebben ontvangen. Alle gegevens die we verzamelen kunnen met elkaar gecombineerd worden om onze aanbiedingen en diensten beter af te stemmen op je persoonlijke behoeften.

Wij onderscheiden verschillende types persoonsgegevens. Ze laten ons toe onze producten en diensten aan te bieden en te verbeteren waar mogelijk:

 

  • Gebruikersgegevens: hiermee kunnen wij je identificeren of contact met je opnemen. Bijvoorbeeld: je naam, je adres, je telefoonnummer, kopie van de voorzijde van je identiteitskaart, je geslacht, je e-mailadres en alle andere voorkeuren die je kenbaar maakt via sociale media, acties, mobiele applicaties etc., met inbegrip van je financiële gegevens en gegevens in verband met je kredietwaardigheid;
  • Technische gegevens: deze hebben wij nodig om een goede werking van onze producten en diensten te kunnen realiseren. Bijvoorbeeld: het model en servicenummer van het product of de softwareversie;
  • ICT gegevens: deze bijzondere technische gegevens hebben we nodig om je verkeer over elektronische communicatienetwerken af te wikkelen, zoals je IP-adres of MAC adres;
  • Locatiegegevens: met deze gegevens kunnen we de locatie het product vaststellen;
  • Gegevens over je gebruik: de gegevens die wij ontvangen wanneer je onze producten en diensten gebruikt. Bijvoorbeeld: hoeveel je print en/of kopieert. Wij gebruiken deze gegevens onder meer om je als klant correct te kunnen factureren en je een beter advies te bieden.

Zoals de wet voorschrijft, verwerken we geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.

4. Waarvoor gebruiken we deze gegevens? 

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel de gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens:

  • Wanneer wij toestemming hebben gekregen;
  • In het kader van de voorbereiding of uitvoering van ons contract;
  • Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en
  • Wanneer Document House Limburg daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene.

 Mits toestemming, voor zover vereist, verzamelen wij persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

  • Om je aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling nemen. Als je onze website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer je je bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan hebben we in ieder geval je adresgegevens nodig. Alle informatie die wij in deze precontractuele fase over je ontvangen, gebruiken we alleen om je van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals jij dat wilt. Ook wanneer je uiteindelijk beslist om klant te worden bij Document House Limburg,  zullen wij je om een aantal persoonsgegevens vragen zoals je naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres, klantennummer, kopie identiteitskaart en je ook gegevens toewijzen zoals login gegevens.
  • Om je de beste service aan te bieden en je te informeren over je gebruiksmogelijkheden. Wij gebruiken je gegevens voor het opzetten, onderhouden en ondersteunen van je producten en diensten en voor onze administratie. Bijvoorbeeld: we gebruiken je gegevens voor het tot stand brengen van de levering van onze producten en diensten. Door de opname van bepaalde telefoongesprekken met onze call centers kunnen we onze medewerkers opleiden en de service blijven verbeteren.
  • Om onze service te optimaliseren. Wij dragen zorg voor het onderhouden, plannen en verbeteren van onze producten zoals het oplossen van storingen en bewaken van Supplies. Door het netwerkgebruik te analyseren krijgen wij essentiële informatie over de status van het gebruik van het product.
  • Om onze producten en diensten te blijven verbeteren. Wij kunnen de gegevens over je gebruik verwerken om ons aanbod te evalueren en te verbeteren. Bijvoorbeeld: we kijken welk volume je hebt geprint om het gebruik van onze supplies en service te optimaliseren. Zo kunnen wij onze producten en diensten nog beter op jou afstemmen.
  • Om je te informeren over (nieuwe) producten en diensten van ons. Wij kunnen je gegevens gebruiken om je (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe producten, diensten of speciale acties aan te bieden waarvan wij denken dat die voor je interessant zijn. Het is ook mogelijk dat wij je benaderen wanneer je geen klant meer bent bij Document House Limburg, tot maximaal 2 jaar na het einde van onze relatie. Je kunt je voor dit soort berichten afmelden. Hoe je dat doet, lees je in punt 8 van dit privacy beleid. .
  • Om fraude te bestrijden. Wanneer je klant wordt bij Document House Limburg zullen we je vragen om de voorzijde van je identiteitsbewijs, zodat we kunnen vaststellen wie je bent en identiteitsfraude kunnen vermijden. Afhankelijk van de Document House Limburg producten en/of diensten waar je voor kiest, zullen wij ook je kredietwaardigheid toetsen. Wij voeren deze controle uit om te voorkomen dat je verplichtingen met ons aangaat die je financieel niet kunt dragen. Ook willen we voorkomen dat de rekeningen van Document House Limburg onbetaald blijven. Daarvoor kunnen we informatie opvragen bij interne en externe databanken.
  • Om eenieders veiligheid te garanderen In en rond ons kantoor en bijgebouw zal je ook worden gefilmd door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer worden te voorkomen (wij signaleren de aanwezigheid van camera’s met pictogrammen die onze contactgegevens vermelden).
  • Om onze prestaties op te volgen. Wij kunnen je gegevens en consumentenprofiel gebruiken om onze producten en diensten te evalueren. Dat omvat onder meer: het vragen van feedback over onze diensten (bijvoorbeeld via marktonderzoek), gegevens die we ontvangen tijdens ons onderhoud of onze tussenkomst, onze antwoorden op vragen van klanten, het opsporen van fraude en kwaliteitsborging door bijvoorbeeld het opnemen van de gesprekken van onze callcenters (dit wordt vermeld aan het begin van het gesprek).

Indien je niet wenst dat je persoonlijke gegevens worden verwerkt voor marketingdoeleinden, dan kun je dit melden via een bericht aan privacy@dhlimburg.nl

5. Hoe beveiligen wij je gegevens?

We zetten alles op alles om je persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in ons kantoor, op ons netwerk als bij je op kantoor/thuis.

Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Ook wordt bij privacygevoelige projecten een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens. Ons informatiebeveiligingsbeleid, vereisten, en beheerstandaarden zijn trouwens volledig geënt op de internationale ISO27002 standaard. Voor de beveiliging van je gegevens hebben wij specifieke personen in dienst die op de naleving van de wetgeving en onze ethische aspiraties toezien. Wij hebben ook gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, ssl en antivirus. Moest er zich een data lek voordoen met ongunstige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Bij onze producten bij je op kantoor/thuis wordt firmware voortdurend up-to-date gehouden. Daarnaast kun je zelf enkele veiligheidsinstellingen beheren in onze producten, zoals: codering, ssl certificaat, encryptie, hdd overschrijving e.d.

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot je persoonlijke informatie is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot je persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Onze website vermeldt soms links naar sites van derden (sociale media, organisatoren van events die we sponsoren) waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit privacy beleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van je persoonsgegevens.

6. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door? 

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen noch geven wij die door aan derden tenzij:

  • Aan onze rechtsopvolgers. Wij geven je persoonsgegevens door aan onze eventuele rechtsopvolgers voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacy beleid.
  • Dit nodig is voor onze dienstverlening. Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken wij met derde partijen in. De doorgifte van je gegevens gebeurt enkel voor dezelfde doelen als bij Document House Limburg  zelf. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren.
  • Er een wettelijke verplichting is. Wij verwijzen hiervoor naar punt 4 van dit privacy beleid. .
  • Er een gerechtvaardigd belang is voor Document House Limburg of de betrokken derde. Dit gebeurt enkel mits je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen.
  • Je ons daar toelating voor geeft. Indien Document House Limburg op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming.  

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermen wij je gegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.

In sommige gevallen gebruiken wij anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

7. wat zijn je rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

Je recht op toegang

Je hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die jezelf betreffen. Je kunt ons vragen:

  • Of wij persoonsgegevens van je verwerken;
  • Waarvoor wij die verwerken;
  • Welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken;
  • Met welke categorieën van derden wij je persoonsgegevens delen;
  • Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens; en
  • Welke logica wij gebruiken als wij bepaalde persoonsgegevens automatisch verwerken.

Je dient je recht op toegang schriftelijk uit te voeren, ter attentie van DHLimburg BV, Sleperweg 36, 6222 NK Maastricht of per e-mail naar privacy@dhlimburg.nl 

Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dien je ons een bewijs van je identiteit te verschaffen. Wij vragen je dan ook om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je aanvraag.

Document House Limburg heeft 5 werkdagen om je aanvraag te beantwoorden. Houd er rekening mee dat deze periode pas begint te lopen wanneer Document House Limburg je aanvraag schriftelijk heeft ontvangen en alle vereiste informatie om te voldoen aan je aanvraag in handen heeft.   

Je recht op verbetering en verwijdering

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of veranderen. Daarvoor kan je ons contacteren via onze algemene communicatiemiddelen, telefoon 043-3626262, mail info@dhlimburg.nl. Wij zullen deze informatie vervolgens binnen de wettelijk vastgestelde termijnen zo nodig aanpassen of verwijderen.

Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een verhuis of een vernieuwing van je identiteitskaart.

Je recht op verzet tegen de verwerking van je gegevens voor direct marketing

Je hebt altijd het recht om jezelf, zonder opgave van reden, te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. Je kunt daarvoor altijd contact met ons opnemen en onze mogelijkheid tot promoties en/of acties via telefoon, post, sms of e-mail afzonderlijk deactiveren. Stuur je verzoek naar privacy@dhlimburg.nl

Let wel: wij behouden ons het recht voor om via elektronische weg contact met je op te nemen in het kader van de uitvoering van je contract of als de wet ons daartoe verplicht.

8. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Document House Limburg draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van je contract. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd.

Bepaalde gegevens van voormalige klanten kunnen gedurende een periode van 2 jaar na beëindiging van het contract worden gebruikt om de voormalige klant te herkennen en op de hoogte te houden van nieuwe producten en promoties van Document House Limburg, tenzij de klant volgens de onder punt 8 beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.

9. Hoe zit het met onze websites, cookies en mobiele apps?

Afgezien van de gegevens die je vrijwillig met ons deelt bij het gebruik van onze websites, hanteren wij ook cookies en andere technologische middelen om gegevens te verzamelen.  

Websites

Je kunt onze websites bezoeken zonder je persoonsgegevens mee te delen. Met je toestemming (voor zover nodig) kunnen wij je als bezoeker van onze websites informeren over een gepersonaliseerd aanbod van producten en diensten. Sommige onderdelen of functies zijn voorbehouden aan Document House Limburg klanten of bezoekers met een account. Wij identificeren dan je IP adres en koppelen die aan je klantengegevens.

Om de dienstverlening te optimaliseren kunnen wij je klantengegevens verder aanvullen met de data die we afleiden uit de cookies ten gevolge van je gebruik van onze websites.

Cookies

Wat zijn cookies?

Wij maken gebruik van cookies wanneer je onze e-mails opent en/of wanneer je onze websites bezoekt of apps gebruikt. Cookies zijn stukjes informatie die op je eigen computer of mobiel toestel bewaard worden en die het gebruiksgemak van onze websites en apps optimaliseren. Zo kan je bijvoorbeeld als bezoeker van onze websites worden geïdentificeerd bij een volgend bezoek en kunnen wij onze websites beter afstemmen op je wensen, voorkeuren en gebruiksgemak. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud of publiciteit van een website persoonlijker te maken.

Cookies kunnen zowel door Document House Limburg als andere partijen geplaatst worden. Wanneer wij derden op onze websites toelaten cookies te plaatsen, dan moeten deze partijen contractueel een veilige verbinding garanderen waarover de gegevens worden uitgewisseld.

Welke soorten cookies gebruiken we?

  • Onmisbare cookies: zijn nodig om gebruik te maken van de website en zorgen voor een veilige identiteitscontrole. Bijvoorbeeld: navigatie op de website, inhoud van winkelkarretje, toegang tot persoonsgegevens...
  • Functionele cookies: maken het functioneren van de website makkelijker en zorgen voor een gepersonaliseerde surfervaring door bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden, de inhoud van je winkelwagentje en voorkeuren – zoals de taalinstelling – te onthouden. 
  • Analytische cookies: zorgen er voor dat we onze websites kunnen analyseren. Hierdoor weten wij hoeveel bezoekers er op onze site komen, hoe lang ze zijn gebleven, waar ze op hebben geklikt, welke onderdelen populair zijn, enz. Ook kunnen we zien welke sites niet goed worden bezocht en tegen welke problemen bezoekers aanlopen. Zo kunnen we onze websites continu verbeteren. Wij doen hiervoor ook een beroep op cookies van derden zoals Google Analytics. De gegenereerde informatie over je gebruiksgedrag op onze websites wordt anoniem verzameld (door de laatste 8 karakters van je IP adres te verwijderen) en overgebracht naar en door Google. Deze geanonimiseerde gegevens worden vervolgens door Google namens ons geanalyseerd en als geaggregeerde gegevens aan ons teruggestuurd. Google koppelt je IP-adres niet aan andere door hen geregistreerde gegevens. 
  • Performante cookies: verzamelen gegevens van bezoekers om de website te verbeteren. Bijvoorbeeld: bezoekers tellen, etc.
  • Advertentiecookies: passen de advertenties aan op basis van je surfgedrag, je demografische en je gebruikersgegevens. Zo kunnen we onze advertenties efficiënter maken en beter afstemmen op je interesses.

Met “cookies” worden ook soortgelijke technologieën bedoeld, zoals flash cookies, device fingerprinting, html5-local storage en javascripts.

Beheer van cookies

Indien je dit verkiest, kun je onze cookies afwijzen bij je eerste bezoek. Verder kan je op elk moment via de instellingen van je browser (meestal onder "Help" of "Internetopties") alle geïnstalleerde cookies uitschakelen of verwijderen van je computer of mobiel eindtoestel. Elk type browser heeft zijn eigen manier van het beheren van cookies. De informatie kan je vinden op de website van de browser die je gebruikt.

Houd er rekening mee dat het veranderen van de instellingen er voor kan zorgen dat de Document House Limburg websites en andere websites niet goed meer werken.

10. Hoe kan ik Document House Limburg contacteren?

Indien je ons wilt bereiken om je privacy instellingen aan te passen. Daarvoor kan je ons contacteren via onze algemene communicatiemiddelen, telefoon 043-3626262, mail info@dhlimburg.nl

Voor meer informatie over ons privacy beleid of voor klachten in verband met je privacy, inclusief het uitoefenen van je recht op toegang kan je per mail contact opnemen via privacy@dhlimburg.nl

11. Blijf op de hoogte van aanpassingen

Document House Limburg  kan dit privacy beleid van tijd tot tijd aanpassen. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op www.dhlimburg.nl/privacybeleid. Uiteraard informeren wij je via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging.

Onze algemene voorwaarden en de voorwaarden van specifieke diensten hebben, in geval van tegenstrijdigheid, voorrang op dit privacy beleid.