EENVOUDIG PRODUCTIVITEIT VERHOGEN

Efficiënter werken met het afdrukken, scannen en faxen van documenten via een netwerk

Maak afspraak

Wat is productiviteit?

Het vermogen om in een bepaalde tijd veel werk te verrichten.

Meting van het resultaat van een proces in relatie tot de inbreng (output in relatie tot input). Kwantificering is mogelijk door de hoeveelheid productie (in geld gemeten of in natura) te delen door een maatstaf voor arbeid of kapitaal.


Waar kan de productiviteit worden verhoogd?

Afhandeling van documentstromen binnen een organisatie zijn de meest tijdrovende processen. Gemiddeld zijn medewerkers 9,3 uur per week bezig met zoeken naar informatie. Daarnaast is een kantoormedewerker 50% van zijn tijd bezig met de afhandeling van papieren documenten.


Hoe kan een workflow worden geoptimaliseerd?

Door het digitaliseren van documenten kunnen deze op een gestructureerde wijze als traceerbare documenten worden opgeslagen en teruggevonden. Met de mogelijkheid om te scannen bewerkbare bestandsformaten, zoals Excel- en Word, kunnen fysieke documenten in minder proces-stappen worden aangepast.


CONTROLE KRIJGEN OP EFFICIËNTIE

Situatie: Medewerkers zijn gemiddeld 1,8 uur per dag of 9,3 uur per week bezig met het zoeken naar informatie. Omgerekend zoekt een op de vijf medewerkers naar informatie. Er wordt steeds meer bezuinigd op administratief personeel en er wordt op toegezien dar er meer gedaan moet worden met minder mensen.

Oplossing: Papieren documenten kunnen worden gescand en als traceerbaar pdf-document worden opgeslagen. Dit vermindert de tijd nodig voor het zoeken en ophalen van informatie.


Situatie: De gemiddelde kantoormedewerker is tot 50% van zijn tijd bezig met de afhandeling van papieren documenten en de gegevensinvoer.

Oplossing: Digitaliseren van informatie spaart tijd op documentafhandeling en gegevensinvoer. Scannen naar Word- en Excelformaat en andere gangbare bestandsformaten vergemakkelijken deze handelingen.


Situatie: Als extra beveiliging dienen bedrijven afgedrukte documenten te voorzien van aanvullende inhoud, zoals: afbeeldingen, barcodes of persoonlijke gegevens van medewerkers

Oplossing: Met een printmanagementoplossing kan variabele inhoud op basis van bedrijfsregels en routeringsfuncties worden toegevoegd.


Geïnteresseerd in één van de bovenstaande oplossingen? Kijken wat mogelijk is voor uw bedrijf?

 Maak een afspraak met een van onze accountmanagers om de mogelijkheden voor uw bedrijf te bespreken.

Maak afspraak

Mogelijke software oplossingen: