ReadSoft Invoices - Automatische datacapture van facturen

Draag factuurinformatie automatisch over aan uw ERP-systeem

Facturen kunnen op verschillende manieren worden aangeleverd: via de post, via de fax, als e-mailbijlage, via XML of als PDF. INVOICES verwerkt ze allemaal.

Alle belangrijke gegevens worden automatisch vastgelegd. Validatie en verificatie van de facturen kan ook worden geautomatiseerd, want de software beschikt over landspecifieke profielen met btw-percentages, valuta, datumnotering, enz.

De vastgelegde informatie wordt vanuit INVOICES naar uw systeem geëxporteerd, zodat deze door uw accounts payable medewerkers kan worden gecodeerd, geautoriseerd en goedgekeurd.

INVOICES is de eerste stap voor elektronische factuurverwerking. De software kan worden beschouwd als een trechter om al uw inkomende facturen, ongeacht de bron, in dezelfde stroom op te nemen en is geschikt voor bedrijven die minimaal 5.000 facturen per jaar verwerken.

Welke soorten facturen kunnen er verwerkt worden?

• Papier
  Hoewel de ontwikkelingen op IT-gebied snel gaan, zullen papieren facturen nog een aantal jaren blijven bestaan. INVOICE digitaliseert uw facturen en levert extractieresultaten van hoge kwaliteit.
  
• XML-varianten
  Hoewel er allerlei verschillende XML-factuurstandaarden bestaan, kan INVOICES de invoer verzorgen en een digitale afbeelding maken voor gebruik in het volgende proces.
  
• PDF's en afbeeldingen
  INVOICES haalt gegevens uit PDF's en alle belangrijke afbeeldingsformaten (TIFF, PNG, JPG, enz.).
  
• Fax
  Fax-afbeeldingen worden automatisch geïmporteerd via een verbinding met de faxserver van uw bedrijf. Het daaropvolgende proces is gelijk aan dat voor alle andere digitale afbeeldingen.

Zelflerende technologie
INVOICES leert automatisch waar de betreffende gegevens op de factuur staan en maakt voor elke leverancier een kennisdatabase aan. Daardoor wordt de extractie van gegevens na verloop van tijd nog sneller en nauwkeuriger.

Download brochure

Automatisch sorteren
Leveranciers en kopers worden geïdentificeerd en vergeleken met de gegevens die uit uw financiële systeem zijn geïmporteerd. Het type (algemene uitgave of inkooporder) wordt bepaald en er wordt vastgesteld of het een factuur of creditnota betreft.

Deze informatie vormt de basis voor de automatische sortering, die u veel tijd en werk in de beginfase van de verwerking bespaart.

Ingebouwde ondersteuning voor regionale verschillen
INVOICES beschikt over kant-en-klare sets met landspecifieke instellingen zoals btw-percentages, datumformaten, valuta, enz. Bedrijflogica, bijvoorbeeld voor het valideren van data, btw en totalen, maakt ook deel uit van deze instellingen.

U kunt uiteraard parameters toevoegen of aanpassen zodat ze aan uw eisen voldoen.

Automatisch matchen met inkooporders
INVOICE kan factuurregels verwerken, een voorwaarde voor het automatisch matchen met inkooporders. Door INVOICES in uw inkoop- en financiële systemen te integreren, kunt u de waarde van uw elektronische factuurverwerking aanzienlijk verhogen.

Automatische controle van optellingen, btw-bedragen en meer
INVOICES voert automatisch een aantal tests uit, bijvoorbeeld:

• Komt het subtotaal in een factuurregel overeen met het aantal artikelen en de stuksprijs?
• Zijn de btw-percentages en -bedragen correct?
• Is de uiterste betaaldatum billijk?
• Als alles klopt, kan de factuur zonder verdere tussenkomst worden doorgestuurd.

Persoonlijke inboxen voor snelle en accurate verificatie
Eventueel geconstateerde afwijkingen moeten met de hand worden geverifiëerd. INVOICES voorziet elke gebruiker of gebruikersgroep van een afzonderlijke inbox, die uitsluitend de facturen bevat waarvoor deze verantwoordelijk is. Op deze manier kunnen de werkzaamheden onder verschillende medewerkers worden verdeeld, terwijl het risico van ongeautoriseerde toegang wordt geminimaliseerd. 

Bel mij voor een afspraak

Bel mij voor advies

Stuur mij meer informatie