Wat is Document Beheer?
Document beheer:
Ieder bedrijf heeft te maken met documenten. Hoewel documentmanagement wordt gezien als een nieuwe methodiek om informatie toegankelijk te maken, passen veel bedrijven (onbewust) document management al in een of andere vorm toe. Denk hierbij aan:
- De wijze waarop informatie geordend wordt op een bureau;
- Op welke manier mappen worden ingericht en geordend in de dossierkasten en het archief;
- Hoe de directory structuur van windows verkenner / het netwerk is opgebouwd om documenten op te slaan en terug te vinden.
Slechts weinig bedrijven maken echter gebruik van de mogelijkheden die Document Beheer Systemen tegenwoordig bieden als ondersteuning van kantoor automatisering en financiële software. |
|
|
 
|
|
Naar schatting ligt zo’n 80% van de totale informatie binnen een organisatie vast in papieren of elektronische documenten. Een simpele aanvraag, offerte of klacht kan een dossier soms laten uitgroeien tot maar liefst 75 documenten. Veel van deze documenten zoals informatieaanvragen, offerteaanvragen, inkoopfacturen, ontvangstbonnen, klachten en andere klantcorrespondentie zijn van belang voor het functioneren van operationele en administratieve bedrijfsprocessen. Met het opzoeken, verzamelen en routeren van documenten gaat echter vaak veel tijd verloren. Kostbare tijd, die binnen elke organisatie niet gemist kan worden. Met een Document Beheer Systeem wordt het document beheer geautomatiseerd en kan het aanmaken, raadplegen, wijzigen en routeren efficiënter en sneller plaatsvinden. Daarnaast is de geschiedenis van een document (wie heeft het wanneer bewerkt) volledig terug te zoeken en kunnen “vorige” versies geraadpleegd worden mocht dit wenselijk zijn.
Een andere ontwikkeling is dat bedrijven, die al bezig zijn met Document Management, de digitale informatie beschikbaar willen hebben in het CRM / ERP systeem dat binnen het bedrijf in gebruik is. Middels koppelingen is dit voor vrijwel alle softwarepakketten mogelijk. Dit wordt ook wel Workflow Management genoemd.
Een ander zeer groot voordeel is dat documenten voor thuiswerkers beschikbaar zijn. Het rond 1975 ontstane thuiswerken is vooral populair bij bedrijven met meer dan 250 medewerkers. Bij negen van de tien grote bedrijven wordt met regelmaat vanuit huis gewerkt door personeelsleden. Bij kleinere bedrijven (tot circa 50 medewerkers), is dit percentage 43%. Met een Document Beheer Systeem is het mogelijk om, locatie onafhankelijk, de digitale documenten te raadplegen.
Document House Limburg heeft getrainde specialisten in huis die u graag informeren wat de mogelijkheden zijn. Tijdens een audit wordt duidelijk waar eventuele verbeteringen haalbaar zijn en welke voordelen dit voor uw organisatie heeft. |
|
|
 
|
|
|